Um den Herausforderungen im Einsatzfall gewachsen zu sein, ist eine besondere Aufbau- und Ablauforganisation notwendig. Diese wird durch die Aktivierung des LuK-Stabes realisiert. Er dient als Schnittstelle zwischen der THW- und der Einsatzstruktur. Um einen Einsatzauftrag bestmöglich umsetzen zu können müssen schon im Vorfeld alle möglichen und unmöglichen Situationen vorbereitet bzw. geplant werden. Der LuK-Stab des Ortsverbands muss Vorbereitungen für den Einsatzfall treffen und potenzielle Abläufe durchdenken. Im Einsatz bei der Europameisterschaft werden zum Beispiel Lageberichte verfasst, Informationen und Entscheidungen dokumentiert und getroffen sowie Verwaltung und Logistik gesteuert. Somit wird sichergestellt, dass die beteiligten Einsatzkräfte verpflegt sind und die Lage stets im Blick behalten wird.
Zum Leitungs- und Koordinierungsstab gehört jedoch nicht nur die Koordination, sondern auch die interne und externe Kommunikation. Hierfür ist unter anderem die oder der Öffentlichkeitsbeauftragte bzw. der Sachbereich 5 zuständig. Da ebendiese Stelle in Dortmund derzeit unbesetzt ist, wurden für die Spieltage Helfer und Helferinnen aus anderen Ortsverbänden hinzugezogen. Primäre Aufgabe besteht dabei aus der umfassenden Dokumentation und Berichterstattung des Einsatzes in Absprache mit dem Ortsverband und der Regionalstelle. Bedient wurden dabei sowohl die Website und Social-Media-Kanäle als auch die THW-internen Hermine Kanäle Sektorfunk und Einsatzradio.
Der Einsatz des THW OV Dortmund mit ca. 60 aktiven Einsatzkräften zeigte die Wichtigkeit der effektiven Zusammenarbeit verschiedener Hilfsorganisationen und die Bedeutung einer gut strukturierten und koordinierten Einsatzplanung. Auch die Feuerwehr äußert sich sehr zufrieden mit dem bisherigen Verlauf der Einsätze und der Zusammenarbeit.
